こんにちは。
株式会社 Synamon でエンジニアをしております、渡辺匡城（@mochi_neko_7）と申します。
今回は、社内の開発チームで自発的な課題の解決や改善ができないかという試みとしてオープンスペースをやってみた話を紹介します。
振り返りも兼ねて、実施の経緯からお話ししていきます。
オープンスペースとは
オープンスペース、あるいは OST（Open Space Technology）とは、参加者が自発的に対話するためのワークショップの１つです。
特徴としては以下が挙げられます。
- 参加者がテーマを出す
- 参加者はセッションを自由に移動してよい
- 最後にまとめとその共有をする
アジャイル開発界隈では割とメジャーで、Scrum Masters Night! や Engineering Manager Meetup などのイベントでも行われています。
engineering-manager-meetup.connpass.com
背景
少し前から開発チームにおいて、週一で自由に相談や課題解決をする場を作ってみていました。
しかし開発チーム全体では１６人程度、有志で集まっても１０人以上集まり、やや人数が多いです。
そうなるとどうしても話を聞いている時間が多く、せっかく集まってもらったのに有意義に時間を使ってもらえていない、という課題感がありました。
やり方やそもそもの定例の意義を考え直していたのですが、その時たまたま読んでいた LeSS（Large Scale Scrum）の書籍でオープンスペースが紹介されていました。
そこでちょうど使えそうかなということで、試しにやってみることになりました。
もう１つ背景として、コロナの影響で弊社が完全リモートワークになっていた頃に、コミュニケーション活性化の目的で雑談オープンスペースを何度かやっていました。
ですのでやってみる分には抵抗が少ないかなという期待がありました。
仮説
実施するにあたって立てた仮説は以下になります。
- 課題解決や改善が自発的に生まれるのでは
- セッションが小規模で平行して走ることで、コミュニケーションの密度が上がるのでは
- 定例開催することで、不安や悩みを早めに解消できるのでは
流れと準備
基本的な流れは一般的なものを踏襲しました。
時間は１時間で、以下のようなタイムスケジュールを想定していました。
- オープニング（１０分）
- 参加者からテーマを募る（３分）
- セッションの時間と場所を決める（２分）
- セッションを行う（３０分）
- まとめと共有（１５分）
事前告知をして、テーマは事前に２つ挙げてもらい、もう２つはその場で出してもらいました。
セッション中の会話は Discord、メモや議事録は Miro を用いました。
Miro ではこんな感じのセットアップをして、後からセッションの内容がどうだったのか見返せるように工夫してみました。
付箋の色で使い分けをしています。
- オレンジ：テーマ
- 緑：まとめとネクストアクション
- 濃い黄色：Discord のルーム
- 薄い黄色：メモ
キャンバス全体を直線で４等分にして中心にテーマなどを置くことで、それ以外のスペースを自由に使えるようにしています。
実際にやってみたらどうなったか
出たテーマ
ざっくり以下のような内容でセッションが盛り上がりました。
- 読書会をどうやってやるか
- プロダクトの開発体制の話
- とある機能の実装方法の相談
- 最近の注力開発の状況
内容は意外と広く挙がってきました。
まとめやネクストアクションを考えるのはやはりポイントですね。
セッション
テーマを挙げてもらったあとに、セッションの配置をしました。
しかしその際複数のテーマで、テーマを話したいメンバーとテーマに関して相談したいメンバーが被ってしまいました。
そこでセッションを同時に４つ行うのではなく、２つを２回に分けて行うことに急遽変更しました。
そうしてみるとタイムボックスの意識が強くなるので、より会話の密度が上がった印象を受けました。
これは想定していない良い効果でした。
タイムマネジメント
まず Discord に人が集まるまで少し時間がかかります。
それは想定していたのですが、テーマ集めと割り振りに時間がかかりました。
さらにセッションを２回に分けることとなり、時間設定を組みなおした結果、全体の時間が少し超過してしまいました。
タイムマネジメントが甘かったのは反省点でした。
仮説の検証
実施前の仮説の検証結果は以下になります。
- 課題解決や改善が自発的に生まれるのでは
- 〇：自発的にテーマが上がってきた
- △：様々なメンバーからテーマがたくさん挙がってくるともっと良い
- ✕：実際に解決や改善の効果が出るかトラッキングしたい
- セッションが小規模で平行して走ることで、コミュニケーションの密度が上がるのでは
- 〇：タイムボックスの意識が生まれた
- 〇：全体で１セッションより会話が増え、集中力も上がった
- 定例開催することで、不安や悩みを早めに解消できるのでは
- ✕：まだ１回目、もう何度か実施してみて検証したい
おわりに
実際にやってみて、チームのコミュニケーションの１つとしては有効だと実感しました。
ですのでもう何度か実施してみて検証を続けていくことにしました。
結果と反省を踏まえて、進め方自体も改善していきます。
- タイムテーブルを組みなおすか、パターンを作っておく
- 開始時に前回実施分の振り返りを簡単に行う
オープンスペースはソフトウェア開発以外にも十分有用な手法ですし、実施するのにはそこまで手間はかかりませんので、チームの自発的な課題解決や改善のきっかけとして試しにやってみてはいかがでしょうか。
おまけ
弊社では「XRが当たり前の世界をつくる」というミッションを一緒に実現していきたいエンジニア、エンジニアリング・マネージャーの各職種の募集を強化しています。
XR 技術への強い関心のある方、スタートアップの環境で成長していきたい方、自己組織的な開発チームづくりに興味のある方などいらっしゃいましたら、ぜひエントリーしてください。
